Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office
2007
========================================================
Mail Merge merupakan
salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal
seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat,
mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain
itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label,
dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus
menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa
disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan
sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat
dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan
Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Ø
Dokumen
Master, dokumen yang
isinya sama untuk semua penerima.
Ø
Data
Source, yaitu dokumen
yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat
penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook
dan sebagainya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1.
Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge
1) Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2) Buat surat undangan yang akan dibuat mail
merge,
 |
3) Simpan dokumen surat tersebut dengan klik
tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,
4) Buat dokumen surat undangan menjadi format
dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
·
Klik
Maillings
 |
·
Klik
tombol Start Mail Merge
·
Klik
tombol Letter
 |
2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail
Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft
Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1) Buka dokumen word dengan klik tombol
Select Recepients
 |
2)
Kemudian
akan muncul layar seperti dibawah ini!
 |
3) Halaman diatas telah diisi dengan data
seperti yang akan dikirim. Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan
terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New
Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!
 |
4)
Kemudian
pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5) Bila dirasa cukup dalam memasukkan data,
pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.
 |
3.
Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
1) Buka dokumen surat mail merge (Surat
Undangan).
2) Kemudian pilih Mailings > Start Mail
Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan
dalam membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan
untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.
 |
|
 |
3) Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih
letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil
messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current
documents, karena dokument master telah dibuat.
 |
4) Pilih “Select a different list...” untuk
menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan
dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.
5) Atau pilih Edit recipient list... untuk
mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.
4.
Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
1) Letakan kursor pada area dokumen yang akan
dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada
alamat surat.
 |
2)
Klik
tab Mailings
3)
Klik tombol Insert Merge Field
Klik tombol Insert Merge Field
4) Klik satu field yang ditampilkan pada
daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan
ditampilkan pada main document surat mail merge.
 |
5.
Menampilkan Data pada Main Document Surat
1) Klik tab Mailings
2) Klik tombol Preview Results
 |
3)
Maka
dokumen surat mail merge akan ditampilkan.
 |
6. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
 |
1) Pada tahap ini, klik tombol Finish
& Merge dan pilih:
Ø
Print
Documents, untuk mencetak
surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. 
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
surat yang dipilih saja.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
surat yang dipilih saja.
Ø Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke
dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan
nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per
halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar